Văn phòng mở: Lợi ích, bất cập và giải pháp thiết kế tối ưu

Trong hai thập kỷ qua, thuật ngữ “Văn phòng mở” (Open-plan office) đã trở thành một tiêu chuẩn thiết kế mặc định cho nhiều doanh nghiệp, từ các gã khổng lồ công nghệ tại Silicon Valley đến các startup trẻ tại Việt Nam. Hình ảnh những dãy bàn dài không vách ngăn, không gian tràn ngập ánh sáng và sự nhộn nhịp được xem là biểu tượng của sự hiện đại và đổi mới.

Tuy nhiên, sau thời gian dài áp dụng, mô hình này đang nhận về những ý kiến trái chiều. Liệu văn phòng mở là xu hướng cho sự sáng tạo hay là chỉ là “trend” nhất thời? Bài viết này sẽ phân tích sâu hơn về lợi ích, bất cập và đưa ra các giải pháp thiết kế để doanh nghiệp tận dụng tối đa mô hình này.

Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở (tiếng Anh: Open-plan office) là thuật ngữ dùng để chỉ mô hình không gian làm việc phá bỏ tối đa các vách ngăn phân chia (như tường kín, phòng riêng hay các ô làm việc hộp kín – cubicles).

Trong mô hình này, không gian văn phòng được thiết kế như một mặt sàn rộng lớn, liền mạch. Thay vì mỗi người hoặc mỗi bộ phận sau những cánh cửa đóng kín, toàn bộ nhân viên – đôi khi bao gồm cả cấp quản lý – sẽ làm việc chung trong một không gian.

Đặc điểm của văn phòng mở

• Không gian liên thông: Các khu vực chức năng (bàn làm việc, khu nghỉ ngơi, khu in ấn) nằm chung trên một mặt bằng, không bị chia cắt bởi tường cứng.
• Hệ thống bàn làm việc: Thường sử dụng các dãy bàn dài hoặc cụm bàn làm việc đặt sát nhau, chỉ ngăn cách bằng các vách ngăn thấp lửng hoặc hoàn toàn không có vách ngăn.
• Tầm nhìn thoáng: Bạn có thể dễ dàng quan sát và giao tiếp bằng mắt với đồng nghiệp ở các bộ phận khác nhau từ vị trí ngồi của mình.
• Sử dụng chung tiện ích: Các thiết bị như máy in, máy pha cà phê, khu vực pantry thường được bố trí ở vị trí trung tâm để mọi người cùng sử dụng và tăng cơ hội tương tác.

3 Lợi ích của văn phòng mở

Không ngẫu nhiên mà văn phòng mở thống trị xu hướng thiết kế toàn cầu. Nó giải quyết được những bài toán khó về quản trị và tài chính:

• Phá vỡ rào cản, thúc đẩy cộng tác: Đây là giá trị cốt lõi nhất. Khi không còn những bức tường hay cánh cửa đóng kín, rào cản vật lý và tâm lý giữa sếp và nhân viên, hay giữa các phòng ban được xóa bỏ. Luồng thông tin di chuyển nhanh hơn, các cuộc thảo luận ngẫu diễn ra dễ dàng, từ đó nảy sinh nhiều ý tưởng đột phá.
• Bài toán kinh tế hiệu quả: So với văn phòng truyền thống, văn phòng mở giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách. Chi phí thi công vách ngăn giảm, diện tích sử dụng trên mỗi nhân viên được tối ưu hóa, và hóa đơn tiền điện cũng ít hơn nhờ tận dụng ánh sáng tự nhiên chung.
• Tính linh hoạt cao: Trong bối cảnh nhân sự biến động liên tục, văn phòng mở cho phép doanh nghiệp dễ dàng kê thêm bàn ghế, sắp xếp lại sơ đồ chỗ ngồi (layout) mà không cần đập phá hay xây mới.

3 Bất cập khi sử dụng văn phòng mở

Bên cạnh vẻ hào nhoáng, văn phòng mở cũng bộc lộ những yếu điểm chí mạng khiến nhiều nhân viên cảm thấy kiệt sức:

• Ô nhiễm tiếng ồn và sự xao nhãng: Đây là lời phàn nàn phổ biến nhất. Tiếng gõ phím, tiếng chuông điện thoại và những cuộc hội thoại xung quanh khiến não bộ liên tục bị ngắt quãng. Nghiên cứu chỉ ra rằng, nhân viên mất trung bình hơn 20 phút để lấy lại sự tập trung sâu sau mỗi lần bị xao nhãng.
• Sự riêng tư bị xâm phạm: Khiến nhân viên luôn cảm thấy bị giám sát bởi quản lý hoặc đồng nghiệp. Việc thực hiện một cuộc gọi cá nhân hay bảo mật thông tin trên màn hình máy tính trở nên khó khăn, gây ra tâm lý căng thẳng (stress) ngầm.
• Nguy cơ sức khỏe: Không gian chung đồng nghĩa với việc vi khuẩn và virus dễ lây lan hơn trong các mùa dịch bệnh. Ngoài ra, sự ồn ào và thiếu riêng tư cũng là nguyên nhân dẫn đến các bệnh lý về tâm lý và huyết áp.

Doanh nghiệp nào phù hợp văn phòng mở?

Không có mô hình hoàn hảo và phù hợp mọi doanh nghiệp. Văn phòng mở có thể là thiên đường với công ty này nhưng lại là thảm họa với công ty khác. Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp thích hợp nhất để triển khai mô hình này:

a. Lĩnh vực sáng tạo & truyền thông

Các công ty, bộ phần như quảng cáo, thiết kế, báo chí hay sản xuất nội dung. Đây là những ngành nghề thiên về sáng tạo. Văn phòng mở giúp tạo ra các ý tưởng bất ngờ như: Một câu nói bâng quơ của đồng nghiệp cũng có thể kích hoạt một ý tưởng lớn.

b. Start-up, công ty công nghệ, SME

Các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp công nghệ thường sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ, năng động, cần môi trường làm việc linh hoạt để trao đổi, phối hợp và xử lý vấn đề nhanh chóng. Với các start-up ở giai đoạn đầu, việc tối ưu ngân sách – đặc biệt là chi phí văn phòng – đóng vai trò then chốt trong vận hành và phát triển.

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME) có nguồn vốn hạn chế, bài toán tối ưu diện tích sàn và tiết giảm chi phí thi công vách ngăn luôn được ưu tiên. Trong bối cảnh đó, văn phòng mở trở thành giải pháp hiệu quả và kinh tế, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt, giảm chi phí đầu tư ban đầu mà vẫn đảm bảo hiệu suất làm việc.

c. Sale và chăm sóc khánh hàng

Nhân viên kinh doanh và CSKH là bộ phận rất năng động, di chuyển nhiều, nghe điện thoại thường xuyên. Không gian mở tạo ra động lực và hiệu ứng lan truyền tích cực, thúc đẩy tinh thần cạnh tranh lành mạnh.

Ngành nào không phù hợp văn phòng mở?

Lĩnh vực nào nên cân nhắc kỹ văn phòng mở có phù hợp hay không?

• Ngành Luật, Tài chính, Kế toán – Kiểm toán, Ngân hàng: Nơi sự bảo mật thông tin khách hàng và sự tập trung tuyệt đối vào số liệu là sống còn.
• Công việc nghiên cứu chuyên sâu: Những người cần không gian tĩnh lặng hoàn toàn để suy nghĩ (Lập trình viên, Khoa học, Viết lách, Dữ liệu)

Lời khuyên: Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc nhóm “cần sự riêng tư” nhưng vẫn muốn tiết kiệm diện tích, hãy cân nhắc mô hình lai (Hybrid Office) – kết hợp không gian mở cho nhân viên chung và các phòng kính cách âm cho các bộ phận đặc thù.

Giải pháp thiết kế tối ưu văn phòng mở

Để văn phòng mở thực sự hiệu quả, chúng ta không thể chỉ đơn giản là “dỡ bỏ các bức tường”. Doanh nghiệp cần áp dụng tư duy Thiết kế không gian làm việc linh hoạt (Agile Workspace) để khắc phục nhược điểm:

a. Phân vùng theo chức năng

Thay vì để tất cả mọi người ngồi chung một cách hỗn loạn, hãy chia văn phòng thành các vùng (zones) rõ rệt dựa trên mức độ ồn:

• Quiet Zone (Vùng tĩnh): Dành cho công việc cần sự tập trung cao độ, hạn chế làm ồn.
• Active Zone (Vùng động): Khu vực làm việc nhóm, brainstorm.
• Social Zone (Vùng xã hội): Pantry, khu vực nghỉ ngơi, nơi mọi người được thoải mái trò chuyện.

b. Bố trí các khu việc riêng tư

Hãy trang bị các không gian hỗ trợ sự riêng tư như:

• Phone Booths: Các buốt kín nhỏ để nhân viên nghe điện thoại mà không ảnh hưởng người khác.
• Huddle Rooms/Focus Pods: Các phòng họp nhỏ hoặc khoang làm việc kín dành cho 1-2 người khi cần họp nhanh hoặc tập trung tuyệt đối.

c. Xử lý tạp âm, tiếng ồn

Đừng để tiếng ồn vang vọng khắp phòng. Hãy sử dụng thảm trải sàn, trần tiêu âm, hoặc các tấm vách ngăn nỉ giữa các bàn làm việc để hấp thụ âm thanh.

d. Thiết kế văn phòng xanh

Sử dụng các hàng cây xanh kết hợp kệ, tủ thấp tạo thành vách ngăn “mềm”. Chúng không chỉ giúp giảm tiếng ồn, lọc không khí mà còn tạo ra sự riêng tư tương đối, giúp giảm stress.

e. Chọn nội thất đa năng

Ưu tiên chọn nội thất thiết kế đơn giản nhưng đa dụng như: bàn làm việc liền hộc hoặc hộc tủ di động, giúp tăng khả năng lưu trữ cá nhân nhưng không gây chật chội.

Sử dụng các mẫu bàn module, bàn dài có vách hoặc không tạo sự liền mạch, đủ rộng để để máy in. Sử dụng các tủ hồ sơ cao sát trần tối ưu hóa diện tích lưu trữ và văn phòng.

---

Văn phòng mở không xấu, nó chỉ xấu khi được áp dụng một cách rập khuôn và thiếu tính toán. Chìa khóa của một văn phòng hiện đại không nằm ở việc “Mở” hay “Đóng” hoàn toàn, mà là sự Linh hoạt. Hãy trao cho nhân viên quyền được chọn không gian phù hợp nhất với nhiệm vụ họ đang làm tại thời điểm đó. Đó mới là định nghĩa thực sự của một không gian làm việc tối ưu.